A - HER PROJENİN BİR VİZYONU OLMALI B - HER PROJENİN BİR MİSYONU OLMALIDIR C - HER PROJENİN BİR AMACI OLMALIDIR III - NEREDEN GELDİK (NELER YAPTIK) 1 - Meop Sistem Analiz ve Tasarım Çalışması Özgün Bir Eserdir 2 - Bilgi İşlem Merkezinin Kurulması b) Bilgi İşlem Merkezi Nasıl Olmalıdır? 3 - Zaman Planı 5 - İnsan Kaynakları 6 - Eğitim a - Programcı Eğitimi : b - Uzmanlık Eğitimi : c - İşletmen ve Operatör Eğitimi : d - Uç Kullanıcı Eğitimi : 8 - Taşra Teşkilatı Çalışmaları 10 - Ofis Otomasyonu 11 - Dokümantasyon 12 - Kodlama (Bilgi Standardı) 13 - İstatistik Ve Masaüstü Yayıncılık IV - NEREDEYİZ (BUGÜN NE YAPIYORUZ) V - NEREYE GİDİYORUZ (SONUÇ YERİNE)
KAMUDA ÖRNEK BİR OTOMASYON PROJESİ MEOP Deneyimler, Kazanımlar Ahmet ERMİŞ (Mart 1999) 1958 - Ankara doğumlu olan Ahmet ERMİŞ, ODTÜ İstatistik Bölümü mezunudur. Halen Maliye Bakanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğünde Daire Başkanı olarak görev yapmaktadır. Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi geçmişte demir-çelik üretimi , daha sonraları enerji üretimi ile ölçülürken, günümüzde; elde edilen, işlenen, iletilen,saklanan bilgi miktarı ve buna paralel bilgisayar kullanımı ile ölçülmeye başlanmıştır. Bilim adamları, bu gerçeği ispatlayacak bir şekilde yakın gelecekte (10-15 yılda) adına bilgi ekonomisi (information economy) diyebileceğimiz yeni bir ekonomik faaliyet alanının yaratılacağını kar ve piyasa değerlerinin %70-80'inin bilgiyle ilgili, bilginin etrafında yürütülen faaliyetlerden elde edileceğini söylemektedirler. İletişim uzmanları, çağımızda tek bir günde, dünya üzerinde transfer edilen veri miktarının 19. Yüzyılda insanlığın sahipolduğu toplam bilgi birikiminden daha fazla olduğunu söylüyorlar. Bilgi çağı tüm toplumsal yaşamı ‘yeniden yapılanmaya' zorlamaktadır. Fakat bu her değişim, dönüşüm gibi kolay olmamakta, bir çok sancı yaşanmaktadır. 1995'te Standish Group tarafından yapılan bir araştırmaya göre, dünyada bilgi işlem projelerinin %53'ü başarısız, %31'i kabul edilmemiş ve sadece %16'sının başarılı olduğu tespit edilmiştir. Ayrıca tahmin edilen zamanın ortalama %222 üstüne çıkıldığı da tespit edilmiştir. Yani 5 yılda bitecek proje 11 yılda tamamlanmıştır. Ülkemizde bu tip projelerde başarı yüzdesi yok denebilecek kadar azdır. Kamuda irili, ufaklı 500'e yakın bilgi işlem projesi yürütülmektedir. 20-25 yıldan beri yürütülen bu projelerden istenilen sonuç alınamamıştır. Ülkemizin önündeki en önemli sorunlardan birisi de devletin küçültülmesi ve daha ekonomik bir yapıya kavuşturulmasıdır. Bilgi ağının kullanıcısı devletler, kurumlar, daha az kişi ile daha çok işi daha kısa sürede yapabileceklerdir. Bilgi ve iletişim teknolojileri aynı anda bütün dünyayı hızla etkisi altına almaktadır. Bu olanak bilgi çağına girerken ülkemizin önüne önemli bir fırsat sunmuştur. Bu fırsat olumlu değerlendirildiği taktirde Türkiye önümüzdeki yüzyılda çağı yakalamış sayılı ülkeler arasında yer alabilir. Bilindiği gibi Milli Emlak Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Merkezi 1996 yılının ortasında fiilen oluşturulmuş olmasına rağmen Milli Emlak Otomasyon Projesi (MEOP) çalışmalarına 1995 yılında başlanılmıştır. MEOP Bakanlığımız bünyesinde ve belki de kamuda en yeni otomasyon projesidir. Proje çalışmaları başladığında, Maliye Bakanlığı bünyesinde Milli Emlak Genel Müdürlüğü bilgisayarlaşma ve bilgi işlem yatırımları anlamında en geri kalmış bir birimdi. Bu durumda projeyi başlatabilmek için gerekli olan; öncelikli 5 ihtiyacın gerçekleştirilmesi gerekiyordu. Bunlar; eleman, sistem analiz ve tasarımı, finans, fiziksel olarak yerleşim alanı, proje yönetimi. Bu unsurlar bütün bilgi işlem projeleri için problem teşkil etmiştir. İşe başlayabilmek; özellikle ve öncelikle sistem analiz ve tasarım çalışmasını başlatabilmek için en kısa sürede nitelikli elemana ihtiyaç vardı fakat içinde bulunulan koşullarda bu mümkün değildi. Bir yerden işe başlanmalıydı. 1995 yılındaki tabloyu gözümüzde canlandıralım: 2 tane zar zor alınmış PC, havasız bir odaya kapanmış 3-4 memur, sürekli toplantı halinde, bir şeyler yazılıp çiziliyor, arada bir yöneticilere gidip fikir danışılıyor, tartışılıyor. Bu iş 6 ay sürdü. 6 ayın sonuna doğru gittikçe yoğunlaşan bir eleştiri. ‘Ne yapıyor bunlar? Böyle bilgisayarcı mı olur?' Hatta PC'de yeni çalışmaya başlayan V.H.K.İ. arkadaşları örnek göstererek ‘en iyi bilgisayarcı falanca çünkü bilgisayarın başında çalışıyor' deniliyordu. Bu örnek, bir projede önceliklerin ne kadar önemli olduğunu anlatmak için verilmişti. Gerçekten o gün sistem analiz ve tasarım çalışması birinci sorundu. Başlıca iki nedenle: Birincisi bilgi işlem projelerinde işin ilk basamağı olan sistem analiz ve tasarım çalışması ya hiç yapılmamakta ya da gerçekçi ve bilimsel olarak yaptırılmadan işe başlanılmaktaydı. İkinci neden ise, Milli Emlak işlemlerinin bilgisayara nasıl geçirileceği konusunda üst yönetimle yürütülen tartışmanın netleştirilmesi idi. Bu süreçte hedefine kilitlenmiş, bahane değil çözüm üreten, sorunlardan yılmayan, zamana karşı yarışın gücüne inanmış bir ekip oluşmaya başlamıştı. Stratejiler de belirlenmişti. Peki bunlar nelerdir? A - HER PROJENİN BİR VİZYONU OLMALI Bizim projenin vizyonu ne olacaktı? Büyük düşünüp, büyük başlanmalıydı. a) Kamuda örnek olabilecek bir atılım projesi Günümüzde belirli bir zaman içerisinde kamuda bir proje yönetmenin ve sonuçlandırmanın zorlukları herkes tarafından bilinen bir gerçektir. Kamuda yürütülmekte olan otomasyon projelerinde yaşanan bunca olumsuzluk ancak yeni bir atılımla aşılabilirdi. Geleneksel ve katı devlet kademelerindeki bürokratların ve siyasilerin ülkenin sorunları için düşünülen çözümlerde enformatik alanı gözardı etmesi, bu alanda ulusal bir politikanın olmaması ve bizce daha can sıkıcı olan, bu alanda başarılı örnek projelerin oluşmamış olması, kamu bürokrasisini umutsuzluğa itmiştir. Bu umutsuzluk tablosu aşılabilir miydi? Kanımızca ‘ EVET ' . B - HER PROJENİN BİR MİSYONU OLMALIDIR Bizim projemizin misyonu ne olacaktır? a. Alternatif bir proje olacaktır.
b. Tüm işlerini; - Dünya Bankası (İşte Örnek) - Danışman Firma - Yerli, yabancı uzman - Özel şirket desteği olmadan kendi özgücüyle gerçekleştirecektir. c. Kısa sürede, düşük maliyetli yüksek performansa sahip bir proje olacaktır. Genelde kamuda, özelde Bakanlığımızda 70'li 80'li yıllarda başlatılan projelerde çeşitli arayışlara girilmişti. Bürokrasi haklı olarak umduğunu bulamamıştı. Bizim ortaya attığımız vizyon ve misyonumuz çok iddialı, hatta hayal diye nitelendiriliyordu. Üstelik Milli Emlak Genel Müdürlüğü'nde mi bunları yapacaksınız deniyordu. Diğer projelerde birçok alternatif denenmesine rağmen istenilen ve/veya beklenilen sonuç elde edilememişti. Her düzeydeki kişilerden değişik fikirler çıkıyordu. Bizim için esas olan da daha işin başında ülkemizdeki ve dünyadaki deneyimlerden faydalanmak, geçmiş uygulamalardan ders çıkartmaktı. Bilgi işlem yatırımları çok risklidir, ama kumar oynanmaz. Daha iyisi her zaman vardır. C - HER PROJENİN BİR AMACI OLMALIDIR Bizim projenin amacı son derece açık ve netti. III - NEREDEN GELDİK (NELER YAPTIK) Bu bölümde yapılan çalışmaları ve çıkan deneyimleri alt başlıklar altında incelemeden önce bir iki noktaya dikkat çekmek gerekir. Bunlardan birincisi bilgisayar projelerinde önceliklerin çok iyi tespit edilmesi gerekir. Daha ikinci basamakta iken dokuzuncu basamağa çıkmanız istenirse ve siz direnmezseniz, göstermelik de olsa bir şeyler yapma çabasına girerseniz, tam o noktada, projenin hangi aşamasında olursanız olun, mutlak anlamda proje başarısızlıkla sonuçlanacaktır . İkinci önemli nokta, projenin bitiş tarihidir. Aslında bilgi işlem projeleri süreklidir. Buradaki tarih unsuru sizin koyduğunuz hedeflerin gerçekleşmesi ile ilgilidir. Bir üst evre ve yeni bir takım hedefler bir sarmal şeklinde devam eder. Milli Emlak Otomasyon Projesinin başlangıç ve bitiş tarihleri bellidir. 31 Aralık 2000 yılında sistem analiz ve tasarım çalışmasında belirlenen hedeflere ulaşmak bugün için bizim uğraşımızdır. Bilgi işlem projelerinin ne ölçüde başarılı olup olmadığının tespiti proje bitmeden ortaya çıkmaz. Bu bir süreçtir. Uzun bir süreç. Dolayısıyla bu süreçte herhangi bir zaman kesitinde yılgınlığa düşmemek, umutsuzluğa kapılmamak gerekir. Üst yönetim ve kullanıcılar acelecidir. Doğru yolda ilerlediğinize eminseniz, sabredeceksiniz. 1 - Meop Sistem Analiz ve Tasarım Çalışması Özgün Bir Eserdir Kamuda yürütülen bilgi işlem projelerinde strateji belirlenmesi, planlama, sistem analiz ve tasarım çalışması ya hiç yapılmamakta, ya da yapılan çalışmalar gerçekçi ve bilimsel olarak ele alınmadan işe başlanılmaktadır. Bu tip çalışmalar (örneğin İngiltere'de) zorunludur ve SSADM (Yapısal Sistem Analiz ve Tasarım Metodu) standart olarak kabul edilmiş olup, yine ulusal bir enstitü tarafından, yapılan çalışma incelenip onaylandıktan sonra uygulamaya konulur. Ülkemizde bu tip bir uygulama yoktur. Yapılan çalışmalar da özel firmalara yaptırılmış ve kurum bünyesine uygun olmadığı için rafa kaldırılmış çalışmalardır. Bu çalışmaların da ülkemizde yeterince başarılı olamamasının nedenlerinden birisi, ilgili kurumun aktif katılımının sağlanamamasıdır. Mevcut metodolojiler arasında en çok kullanılanlar; Jackson, SADT, SSADM, Yourden adı ile bilinen metodolojilerdir. Son zamanlarda Avrupa Topluluğu EUROMETHOD adında yeni bir metodoloji üzerinde çalışmalar sürdürmektedir. Bugün tüm amaçlar için kullanılabilecek ideal bir metot yoktur. O nedenle, bizim çalışmamızda da birden çok metottan faydalanılmıştır. Bu çalışma esnasında işinin uzmanı (Daire Başkanı, Kontrolör, Şube Müdürü, Uzman, Şef) 90 kişi ile bir dizi toplantı düzenlenmiş, görüşmeler yapılmıştır. Milli Emlak mevzuatı çok geniş ve karmaşıktır. Bugün için yürürlükte bulunan 200'ün üzerinde kanun, bu kanunlara bağlı olarak veya daha önce herhangi bir yasaya dayanmaksızın uygulamada düzenleyici olarak çıkarılan tüzükler, yönetmelikler ve tebliğler milli emlak işlemlerini ilgilendirmektedir. Milli Emlak'ın bir işlem yönergesi yoktur. Buna bağlı olarak uygulamalarda çeşitlilik yaşanmaktadır. Analiz çalışmasında bütün bunlar 24 alt sistemde incelenmiştir. Ayrıca analiz çalışmalarında hayati önem taşıyan istatistiksel veriler mevcut değildi. Çoğu datalar bu çalışma esnasında derlenip toparlanmış ve bu çalışmanın içinde yer almıştır. Bu çalışmalar kolay olmamıştır. Bu büyüklükteki bir projenin sistem analiz ve tasarım çalışması (Dünya Bankası'nca) 10-15 kişilik uzman sistem analist ekibince 1,5-3 milyon $ maliyetle 1,5-2 yılda gerçekleştirilmektedir. ‘Sil baştan' olgusunun yaşanmaması için, her projenin sistem analiz ve tasarım çalışması bilimsel olarak yapılmalıdır. Bu anlamda MEOP sistem analiz ve tasarım çalışması; -Kamuda ilk kez tamamlanmıştır. Burada önemli bir noktaya da değinmek gerekir. Bizim yaptığımız sistem analizi ve tasarımı çalışmasının temel esprisi, mevcut yapıyı olduğu gibi kabul edip bilgisayara aktarmaktı. Bu o günün koşullarında doğru bir karardı. Çünkü elimizde analizde kullanacağımız gerçek veriler mevcut değildi, Milli Emlak ilk kez bilgisayarla tanışıyordu, daha da önemlisi mevzuatta olması gereken değişikliklere gücümüz yetmezdi. Halbuki sistem analizi ve tasarımı tüm teşkilatın işlem akışı anlamında da, yeniden yapılanmasını gündeme getirmektedir. Tüm dünyada bu iş bu şekilde anlaşılmaktadır. Önümüzdeki dönem gerçek veriler üzerinden bizim de yapmamız gereken bu olmalıdır. Bu aynı zamanda Milli Emlak'ın iş stratejisi ile Bilgi İşlem stratejisinin bütünleşmesini, örtüşmesini beraberinde getirecektir. 2 - Bilgi İşlem Merkezinin Kurulması Milli Emlak Bilgi İşlem Merkezi'nin yerleşim sorununun çözülmesi amacıyla Genel Müdürlüğümüzde A Katı tahsis edilmiştir. Tahmin edersiniz ki bir odanın temininin bile zor olduğu bakanlık binasında bu öyle kolay olmadı. Bu bölüm 1995 yılı Aralık ayında yapılan donanım ve yazılım ihalesi kapsamında teşrif ve tanzim edilerek uygun bir çalışma ortamına dönüştürülmüştür. Ayrıca, 1996 yılı sonlarına doğru Milli Emlak işlemlerine ilişkin uygulama programlarının geliştirilmesi için Emek Mahallesi'nde 4 katlı bir bina Emek Uygulama Geliştirme Merkezi olarak düzenlenmiş ve faaliyete geçirilmiştir. b) Bilgi İşlem Merkezi Nasıl Olmalıdır? Kamu kurum ve kuruluşlarında organizasyon şemalarını en fazla zorlayan birim Bilgi işlem merkezleridir. Büyük harcamaların yapıldığı ve sil baştan olgusunun yaşandığı bilgi sistemleri projelerinde başarısızlık nedenlerinin en önemlilerinden biri de BİM örgütlenmesi ve BİM anlayışından kaynaklanmaktadır. MEOP'nde tüm ülkeyi kapsayan büyük projelerden birisidir. Aynı hata ve yanlışlara düşülmemesi için bazı saptamaların yapılması, prensip ve ilkelerin işin başında tespiti şarttı. Öncelikle üst yönetimlerin bilgi işlem merkezine bakışının ve kamu kurumlarında bilgi işlem merkezinin kendi varolan anlayışının değişmesi gerekir. ‘Bilgi işlem birimleri bir hizmet birimidir' anlayışı artık dünyada terk edilmeye başlanmıştır. Bilgi İşlem Merkezleri; herhangi bir kurumun yeniden yapılanmasının düşünce ve kuramsal anlamda motor gücü, pratikte ise temelini teşkil etmektedir. Günümüzde bilgi işlem merkezlerinin yönetimin bir parçası olan yönetsel bir birim mi, yönetsel birimlerin etkin bir biçimde çalışmasını ve koordinasyonunu sağlayan bir birim mi olduğu tartışılmaktadır. Kurumların yazılım ya da donanım edinmekten çok daha öncelikli bir gereksinimi, etkin bir bilişim yönetimi oluşturmaktır. (Bilişim = Donanım + Yazılım + Yönetim) Bu; kısa, orta, uzun bir planlamayı, uygulamayı, sorumlulukların görevlendirilmelerini ve eşgüdümle çalışmalarını içerir. Çünkü Bilgi İşlem Merkezi; ülke çapında bilgisayar sistemlerinin istenen performansta aksatılmadan çalıştırılması, database yönetimi, işletim yönetimi, ağ yönetimi, uygulama geliştirme, program bakımı, hizmet alımı, bakım onarım, Genel Müdürlük ve taşra teşkilatında her düzeydeki bilgisayar kullanıcısının sorunlarını çözme vb. birçok faaliyet ve işlevleri vardır. Bu faaliyet ve işlevler statik değil dinamik bir yapıdadır ve her birinin diğeri ile organik bir ilişkisi vardır. BİM bünyesinde iş organizasyonunun çok açık ve net tanımlanmış olması, bunları yerine getirecek yetenek ve tecrübede teknik ve idari bir kadronun oluşturulmasının yanı sıra; Bilgi İşlem Merkezi; - Bağımsız bir yapıda olmaladır . 5 kişilik bir ekiple yola çıkan bilgi işlem merkezi 3 aşamadan geçerek organizasyon yapısı 3 yılda orta boy bir bilgi işlem merkezi durumuna gelmiştir. Bu da çok yoğun uğraşlar sonucu olmuştur. Projenin önünün tıkanmaması ve olası bürokratik değişmelerden projenin hedefinden saptırılmaması için burada anlatılan anlayış ve felsefenin tüm teşkilat tarafından kavranması da bir zorunluluktur. Birçok faaliyetin birbiriyle paralel, aynı anda yürütülmesi, bir iş yürürken diğerinin beklememesi vb. etkin bir proje zaman yönetimini de bilgi işlem projelerinin başarısı için gerekli kılmaktadır. MEOP'nin en büyük problemi zamana karşı yarıştır. Zaman dilimi olarak projenin 3/4 ‘ünü geride bıraktığımız şu noktada çeşitli nedenlerle projede öngörülen hedeflerde 9-12 aylık bir gecikmenin söz konusu olduğu bir gerçektir. Bu telafi edilmeye çalışılmaktadır. Ama kamuda dikkat edilmesi gereken bunun bile tek başına büyük bir başarı olduğudur. Bu gecikmede temel birkaç unsur etkili olmuştur. Birincisi; ilk sınavla alınan elemanların yedeklerinin işe başlaması 1,5 yıl gecikmiştir. İkincisi, ihale için para talep etme ve ihaleyi gerçekleştirme arasında 1 yıl gibi uzun bir sürenin olması. Üçüncüsü, yetişkin olmayan elemanla işe başlamaktır. Dördüncüsü, verinin toplanması, düzenlenmesinin bizim dışımızdaki birçok etkene bağlı ve zor bir iş olması (tapu taraması,geçmişe yönelik bilgiler vb.). Artık aynı kapsam ve büyüklükteki bir proje maksimum 3 yıl gibi bir sürede neticelendirilebilecek düzeye gelinmiştir. MEOP projesinde uygulanan zaman planında hiçbir şey rastlantıya bırakılmamıştır. Kimin, ne zaman, nerede, ne yaptığı projenin her aşamasında önceden bilinmektedir. MEOP çerçevesinde kullanılacak olan bilişim teknolojisinde hedefimiz, dünya normlarına göre ileri olan teknolojidir. Bunun için de projede, ‘gereksinime uygun teknoloji' yerine, teknolojide ‘dünyada en yeni ve doğru olan'a erişebilme çabası gözetilmiştir. Bilişim teknolojileri en hızlı gelişen ve değişen teknolojilerdir. İşin zorluğu buradadır. MEOP tahmini maliyeti 15 milyon $ civarındadır. Bugüne kadar;
·
1.İhale (22.12.1995) 1.135.000 $
·
2.İhale (23.12.1996) 1.700.000 $
·
3.İhale (26.11.1997) 738.000 $
·
4.İhale (14.05.1999) 2.350.000 $
·
5.İhale (10.05.2000) 5.670.000 $
·
TOPLAM : 11.593.000 $
İhalelere ilişkin teknik şartnamelerin tümü MİLE-BİM tarafından hazırlanmıştır. İhalelerin tümünde;
-Teknik puanlama yapılmış
Bu noktada birkaç kıyaslama yapmakta fayda var.
Birincisi son 10-15 yıldır yaygın olarak Dünya Bankası tarafından yürütülmekte olan projelerle, MEOP'nin maliyet açısından kıyaslanması. Donanım ve yazılım büyüklüğü bakımından MEOP'nden 1/3 oranında küçük olan projeler, Dünya Bankası'nca 60-70 milyon $ civarında gerçekleştirilmeye çalışılmaktadır. Bu, görülen/bilinen maliyet. Daha korkunç olanı proje bitiminde (ki süresinde veya normal biten proje var mı bilmiyorum) işletim esnasında ortaya çıkan maliyet.
İkincisi ‘out sourcing' dış kaynak kullanımı ya da yaklaşık eski adıyla ‘anahtar teslim' projeler. Teknik şartnameyi ve kontrolörlüğü danışman firmaya yaptırıp, ihaleye çıkmak. Dış kaynak kullanımında temel amaç maliyet düşüşü sağlamak. Gerçekten öyle mi oluyor? Ülkemizde tam tersi.
Neden;
1-
Bu hizmeti getiren firmanın (örn. yazılım) aynı hizmeti çok sayıda müşteriye satması halinde maliyetler düşebilir. Kamuya özel yazılım üretildiği için kısa vadede bu mümkün gözükmüyor.
2-
10 yılı aşkın uzun süreli sözleşmeler hazırlanması gerekirken, bizde 2-3 yılı geçmiyor.
3-
Dış kaynak kullanımından önce ciddi bir hazırlık evresinin yaşanmaması
4-
Hizmet satın alan kurumun BİM'nin tasfiyesi gerekirken, bu da bizde tersine işliyor.
5-
Etkili sözleşme yönetimi. Bu da danışman firmaya bırakılıyor ya da bu cümleden sadece cezai
Üçüncüsü, ileri teknoloji satın alınıyor, fakat işletilemiyor. Örneğin son model PC alınıp, aptal terminal gibi kullanılması.
Sonuç olarak bir değerlendirme yapabilmek için bizce can alıcı nokta; bilgi teknolojilerinin kamu yönetiminde kullanılması, kamu hizmetlerinin kalitesi, maliyeti, böylesi bir sistemin getireceği dolaysız ve açık kamu-birey ilişkileri üzerindeki etkileridir.
Projenin sürekliliği, insan kaynaklarına bağlıdır. Hizmet sunan bir örgütün en önemli kaynağı insandır. Teknoloji sunan bir örgütün en önemli kaynağı niteliklere sahip insandır. Bilişimde personel niteliği, nicelikten daha önemlidir. MEOP'nin başarısında bunun etkin bir rolü vardır. Son 4 yılda bu projedeki insan kaynaklarının dağılımı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
Bir bilgi işlemci iki yıldan önce yetişmez. Kamuda yetişkin eleman tutmak zordur. Kamuda BİM personelinin problemleri oldukça fazladır. Kamuda teknik personelin özlük haklarına gereken önem verilmemektedir. BİM projelerinin başarısızlıklarının en önemli nedenlerinden biri de projenin kurum dışı danışmanlarca yürütülmesinin olduğu artık anlaşılmıştır.
Projenin en önemli hedeflerinden biri olarak belirlenen eğitim başlıca 4 bölümde değerlendirilmiştir.
a- Programcı eğitimi
33 programcıya 4 grup halinde toplam 8 ay eğitim verilmiştir. Bilgi teknolojilerinin 3 ayda bir yenilendiği günümüzde kamuda şartnamelerin içine sıkıştırılmış, zar zor koşullarda alınan eğitim ancak elinizdeki araçların kullanımı için yeterlidir. Biz deneyimleri aktarmanın da bir eğitim tarzı olduğunu unutmadan, entelektüel açıdan meraklı, özgürce araştırma yapabilen insanlar yetiştirmeye çalıştık.
Deneyimleri aktarmayı kendi içimizde eğitime dönüştürdük. Hem mevzuat, hem de teknolojiyi yakalama konusunda kendi kendini yenileme yetisine sahip olduk. Kamuda en büyük tehlikelerden bir tanesi de, zaman içinde elemanlarınızın niteliğini yitirmesidir. Uzmanlık eğitiminden beklenen; tek başına il çalışmasına gittiğinde karşılaştığı problemleri çözebilen, projenin gerektirdiği her işten anlayan, ama kendi uzmanlık alanında bir adım önde ve bütün bunlar dışında en önemlisi diğer insanlarla bir ekip halinde çalışabilen insanlar yetiştirebilmektir.
c - İşletmen ve Operatör Eğitimi :
Her bir ilde ve ilçede kurulacak olan bir sistemin kesintisiz çalıştırılabilmesi yerinde idare ile mümkündür. Bunun için sistemin kurulduğu her yerde çalışanlar arasında seçtiğiniz kişilere uç kullanıcı eğitiminin yanısıra sistem odasında karşılaştığı sorunları çözebileceği veya merkeze aktarabileceği düzeyde işletmen eğitimi verilmektedir.
Projeye başladığımızda ‘‘Milli Emlak Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında bilgisayar kullanmayı bilmeyen kalmayacaktır'' sloganı ile yola çıktık. Bugüne kadar 1000'den fazla uç kullanıcıya Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, çevre birimleri, iletişim, uygulama programları eğitimleri verilmiştir. Tüm eğitimlerin sonunda yazılı sınav yapılarak kişilerin durumları değerlendirilmiştir.
MEOP olarak tüm Türkiye'de uç kullanıcıya yönelik izlediğimiz strateji belli adımlar izlemektedir. Bunlar;
·
Bilgisayara karşı yabancılığın giderilmesi
·
Bilgisayar okur yazarlığının artırılması
·
Bilgisayarın giderek çalışma ortamının bir parçası haline getirilmesi
·
Bilgisayarın, görevlerin yerine getirilmesinde her zaman en büyük desteğin alındığı yardımcı bir öğe olarak algılanması
·
Bilgisayarın vazgeçilmez bir unsur haline getirilmesi Bilgisayara geçen illerde yukarıdaki ilk üç aşama başarılı bir şekilde geçilmiştir. Bazı illerde 4'üncü aşamaya, bazı illerde 5'inci aşamaya gelinmiştir. Uç kullanıcıya projenin amacı anlatılmadan, onların aktif desteği sağlanmadan hiçbir proje başarıya ulaşamaz. Bu da tam anlamıyla bir süreç yönetimidir.
Kamuda çalışan bilgi işlemcilerin en fazla hayıflandıkları şudur: ‘'En son teknoloji makineleri götürüyoruz, en kullanışlı programları yazıyoruz, 2 gün sonra makineler bozuluyor, programları çalıştırmamak için akla gelmez bahaneler yaratılıyor, bize kimse sahip çıkmıyor, onca emek boşa gidiyor, suçlu yine biz oluyoruz.'' Evet, doğrudur. Bu boyutu ile olmasa da bizim de yaşadığımız benzer örnekler vardır.
Bilerek veya bilmeyerek yapılan (uç kullanıcı, ara kademe veya üst yönetim), bizim ‘her türlü direniş' diye nitelendirdiğimiz durumlara karşı BİM yönetiminin bir stratejisi olmalı ve bunu da uygulamaya koyabilmelidir.
Yazılım üretimi bilgi çağına girerken en önemli sektörlerden biri durumuna gelmiştir. Ülkemiz bu konuda Pakistan, Hindistan ve İsrail'in oldukça gerisinde kalmıştır. Herkesin bildiği gibi Bill Gates Windows 95'i 3 yılda 500 kişi ile tamamlamıştır.
MEOP'nin en önemli kısmı uygulama yazılımlarıdır. Nitekim, otomasyon projesinin başarısı, en son teknolojiyi kapsayan bir bilgisayar sisteminin alınmasından ziyade, kaliteli uygulama yazılımlarına da bağlıdır.
MEOP programlarının hemen hepsi çok kullanıcılı, ilişkisel veri tabanı kullanan, çeşitli iletişim yapıları kullanarak diğer sistemlerle bağlantısı öngörülen büyük kapsamlı uygulamalardır.
Böyle büyük kapasitede bir projenin uygulama yazılımlarının kodlanması, test, eğitim ve mevcut bilgilerin sisteme aktarımı aşamaları belirli bir süre gerektirecektir.
Bilgisayar yazılımı donanımdan farklı olarak, görülmeyen mantıksal öğelerden oluşturulmaktadır. Bu nedenle hata ve eksikliklerini bulmak ve gidermek kolay olmamaktadır. Kullanım aşamasında karşılaşılabilen yanlış sonuçların nedeninin araştırılması ve düzeltilmesi de büyük bir emek ve zaman gerektirmektedir.
Bilişim yatırımlarında yazılımın, donanım maliyetinden çok daha fazla yer tutmasının nedeni de budur.
Bilindiği gibi MEOP uygulamalarının geliştirilmesi Client/Server (istemci/sunucu) mimarisi üzerinde, relational database (ilişkisel veritabanı) ve object orientation (nesne yönelimli) araçları kullanılarak yapılmıştır. Bunu biraz açacak olursak mantıksal, fiziksel ve kavramsal tasarımı önceden yapılan birbiri ile ve referans tabloları ile ilişkili yüzlerce tablo işin arka planını oluşturmaktadır. Sadece bu kadar da değil, bu yüzlerce tabloyu birbirine bağlayan yüzlerce stored procedure, trigger, script ve tanımlar bütünlüğü. Bununla da bitmiyor iş, bunların yüzlerce makinada aynı anda, bir arada çalıştırılması.
Bildiğimiz gibi günümüzde bu tip büyük uygulamalar ve ticari uygulamalar paket programlar şeklinde hazırlanmaktadır. Bunun başka bir alternatifi yoktur. MEOP'ndeki uygulama programları da bir bütün olarak paketlenmiştir. Bir örnekle açıklamak gerekirse herhangi bir muhasebe paket programı (bizim herhangi bir alt sistem çapında) veya Windows 95 üzerindeki Microsoft Office paketinin üzerinde, kullanıcı isteğine göre değişiklik talep edemez. Ancak release (yayım) ve version (sürüm) değişikliklerinde mantıksal ve fiziksel tasarıma uygun görülür ve dikkate alınır. Daha açık söylenirse Windows 95'te 10-15 adet bug mevcuttur. Bu bilgi işlemciler tarafından bulunmuş, bilgisayar dergilerinde yayınlanmış ve firma tarafından da kabul görmüştür. Binlerce kişi tarafından yıllardır kullanılan bu programlardaki hatalar ancak bir sonraki version'da düzeltilebilecektir.
Bu basit bir maliyet hesabıdır. MEOP uygulama yazılımlarının kodu binlerce sayfadan oluşmaktadır. Programcıların çok iyi bildiği ve günümüzde herkes tarafından da bilinen bir programı yeniden yazmanın, aynı programda değişiklik ve düzeltme yapmaktan daha az emekle, daha kısa sürede olacağı gerçeğidir. Bu konu oldukça teknik bir tartışma olmakla birlikte yürütülen projelerde tıkanmanın ve başarısızlığın temelini teşkil etmektedir.
Yazılımı, yalnızca amaca hitap edecek kodun yazılması olarak görmek yanlış olur. Yazılım ürünlerinin yaşam döngüleri vardır. Danışmanlık ve kullanıcı isteklerinin belirlenmesiyle başlayıp, tasarım analiz ve kodun geliştirilmesi, test, destek ve yazılımın bakımı ve gelişen ihtiyaçların doğrultusunda yenilenmesi şeklinde sıralanabilecek bu süreç, canlı ve yenilenen bir yapıdır.
Programların büyük çoğunluğu uygulamada olduğu halde, toplam kalite anlamında bize göre emsallerinden üstün olan bu yazılımların mutlaka eksik ve yanlışlıkları olacaktır. Bu geçiş süreci kolay olmayacak ve çok büyük sancılar yaşanacaktır. Peki buna karşı izlenecek yöntemler ne olacaktır?
1-
Yetkililer (daire başkanı ve müdür) servislerinde yürütülen işlemleri bilgisayarlar aracılığı ile yaptırmalıdır.
2-
Yetkililer kendi masalarındaki bilgisayarlar aracılığı ile yapılan işlemleri günlük, haftalık, aylık kontrol etmelidirler.
3-
Programları bir bütün olarak çalıştırıp işletmeye özen göstermelidirler.
4-
Programlarla ilgili olabilecek her türlü eksik ve aksaklıkları mutlaka daire başkanları imzalı yazı ile iletmelidirler. Kapsam olarak eksiklikleri ve çözüm önerilerini de barındıran bu raporlar olumlu gelişmeleri de içermelidir.
5-
Bu raporlar bilgi işlem çalışanlarının moralini kırmak yerine, yazılım geliştirme sürecini iyi kavrayıp çalışanları teşvik eder nitelikte olmalıdır. Eleştiri (olumlu, olumsuz) olmadan gelişme olmaz.
6-
Tanımlanmış ve kodlu alanlara yönelik istatistik, rapor, grafik, yazışma gibi taleplerin release (yayım) değişikliği kapsamında belli bir sürede karşılanabileceği fakat version (sürüm) değişikliğine neden olabilecek yeni field (alan), record (kayıt), referans table ve bunların niteliğine ilişkin değişikliklerin 2.Version yazılımında mümkün olabileceğini yine de mutlaka bildirilerek yeni tasarımda bilgi birikimine katkısı göz önüne alınmalıdır.
Ülkemizin en büyük yazılımı ‘tamamen kendi olanaklarımızla' üretilmiştir. MEOP 24 alt sistemden oluşmaktadır. Her bir alt sistem bir proje niteliğindedir. Yazılımlar toplam : 150 modül, 232 tablo, 120 referans tablo, 1295 kolon, 387 index, 514 trigger, 613 stored procedure, 1000 aşkın pencere, 500'ü aşkın rapor, istatistik ve grafikten oluşmaktadır. Ağ üzerinde yüzlerce makinada aynı anda çalıştırılmaktadır. Tüm yazılımlar; doğruluk, güvenirlik, verimlilik, gizlilik, kullanışlılık, yeniden kullanılabilirlik, esneklik, taşınabilirlik, bağlanabilirlik, doğrulanabilirlik, bakım kolaylığı ve yönetilebilirlik özelliklerine sahiptir.
Programlarımızdan, 14 alt sistemin yazılımına Ocak 97'de başlanmış, Ocak 98'de uygulamaya konulmuştur. 8 alt sistemin yazılımına Şubat 98'de başlanmış, Ekim 98'de uygulamaya konulmuştur. Bu alt sistemler ve bu sistemleri oluşturan modüller şunlardır :
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||